آیا تا به حال ایده‌ای عالی داشته‌اید که مطمئن بودید به نفع سازمان است، اما نتوانستید دیگران را با آن همراه کنید؟ این تجربه‌ای آشناست که بسیاری از ما در محیط کار با آن روبرو شده‌ایم. در این مقاله، از تجربیات ارزشمند مدیر مهندسی تیم نقشه اسنپ‌فود استفاده کرده‌ایم تا بیاموزیم چگونه می‌توان افراد سازمان را با تصمیم‌های مدیریتی همراه کرد.

وقتی سیستم‌ها نیاز به تغییر دارند

در یکی از شرکت‌های فعال در زمینه فروش محصولات دیجیتالی، وب‌سایتی با حدود هفت سال سابقه فعالیت و مشتریان متعدد در سطح اروپا وجود داشت. با گذشت زمان، این سیستم به محصولی بسیار بزرگ و پیچیده تبدیل شده بود که مشکلات متعددی از جمله زمان‌های خرابی طولانی، حجم بالای درخواست‌ها برای تیم پشتیبانی و کمپین‌های بازاریابی ناکارآمد را به همراه داشت.

پس از بررسی و مشورت با تیم فنی، تصمیم گرفته شد که برای بهبود وضعیت، بخش‌هایی از فروشگاه که کاربران زیادی نداشتند و تأثیر چندانی بر درآمد شرکت نداشتند، حذف شوند. این راه‌حل از نظر فنی کاملاً منطقی بود.

درس اول: شناخت دغدغه‌های متفاوت در سازمان

برای اجرای این تصمیم، نیاز بود تأیید بخش‌های مختلف سازمان گرفته شود. اما وقتی این پیشنهاد مطرح شد، با مقاومت‌هایی مواجه شد. پاسخ‌هایی مانند “ما می‌خواهیم این بخش باقی بماند” یا “ما مشکلی نداریم، هزینه می‌کنیم و نیروهای بیشتری اضافه می‌کنیم” نشان می‌داد که دیدگاه‌های متفاوتی در سازمان وجود دارد.

این تجربه یک درس مهم را آشکار می‌کند: افراد در سازمان دغدغه‌های متفاوتی دارند و از زاویه دید خود به مسائل نگاه می‌کنند. برخی به جنبه‌های فنی اهمیت می‌دهند، برخی به مسائل مالی و برخی دیگر به تأثیر تصمیم‌ها بر فعالیت‌های بازاریابی توجه می‌کنند.

درس دوم: صحبت به زبان مخاطب

پس از مواجهه با این مقاومت‌ها، تیم مدیریت به بینشی ارزشمند دست یافت: “باید با هر فردی به شکلی صحبت کنیم که چیزی را بشنود که می‌خواهد.”

این یعنی:

• برای تیم فنی: باید درباره زمان‌بندی، میزان انرژی و هزینه‌های فنی صحبت کرد.
• برای مدیران ارشد: باید روی تأثیر تصمیم بر درآمد و کاهش هزینه‌های شرکت تمرکز کرد.
• برای تیم بازاریابی: باید توضیح داد که این تغییرات چگونه می‌تواند زمان اجرای کمپین‌ها را کاهش دهد و کارایی آن‌ها را افزایش دهد.

این درس نشان می‌دهد که برای متقاعد کردن افراد، باید پیام خود را متناسب با دغدغه‌ها و اولویت‌های آن‌ها تنظیم کنیم. هر فرد به بخشی از پیام ما حساس‌تر است و باید بتوانیم آن بخش را برجسته کنیم.

درس سوم: ارائه‌های سفارشی برای گروه‌های مختلف

با درک اهمیت صحبت به زبان مخاطب، تیم مدیریت استراتژی جدیدی طراحی کرد. آن‌ها شروع به تهیه پرزنتیشن‌های متفاوت برای افراد و لایه‌های مختلف سازمان کردند. در هر پرزنتیشن، دقیقاً روی نکاتی تمرکز کردند که برای آن مخاطب خاص اهمیت داشت.

این رویکرد نشان می‌دهد که گاهی لازم است یک پیام واحد را به شکل‌های مختلف ارائه دهیم. هدف ما قانع کردن طرف مقابل است، اما نه با اصرار بر دیدگاه خودمان، بلکه با نشان دادن منافعی که برای طرف مقابل دارد.

درس چهارم: مذاکره به جای تحمیل

فرآیند متقاعدسازی در این تجربه، بیشتر شبیه یک مذاکره بود تا تحمیل نظر. تیم مدیریت به جای اینکه صرفاً بر درستی تصمیم خود پافشاری کند، تلاش کرد دغدغه‌های طرف مقابل را درک کند و به آن‌ها پاسخ دهد.

این درس نشان می‌دهد که متقاعدسازی موفق، مستلزم گوش دادن فعال و درک دیدگاه‌های مختلف است. باید بتوانیم خود را جای طرف مقابل بگذاریم و از زاویه دید او به مسئله نگاه کنیم.

درس پنجم: پشتکار و صبر در فرآیند متقاعدسازی

تیم مدیریت برای رسیدن به هدف خود، زمان و انرژی قابل توجهی صرف کرد. آن‌ها پرزنتیشن‌های متعددی تهیه کردند، با افراد مختلف جلسات متعددی برگزار کردند و با صبر و حوصله به سؤالات و نگرانی‌های آن‌ها پاسخ دادند.

این تجربه نشان می‌دهد که متقاعدسازی معمولاً یک فرآیند زمان‌بر است و نمی‌توان انتظار داشت افراد با یک جلسه یا یک ارائه، کاملاً متقاعد شوند. باید صبور باشیم و به تدریج زمینه را برای پذیرش تغییر فراهم کنیم.

نتایج ارزشمند یک رویکرد هوشمندانه

با به‌کارگیری این رویکرد، تیم مدیریت توانست تأیید تمام بخش‌های سازمان را بگیرد و حدود 20 تا 30 درصد از قابلیت‌های غیرضروری را حذف کند. این ساده‌سازی نتایج ارزشمندی به همراه داشت:

• حل بسیاری از مشکلات فنی
• افزایش سرعت سایت
• بهینه‌سازی هزینه‌های شرکت

این نتایج نشان می‌دهد که وقتی بتوانیم افراد را با تصمیم‌های خود همراه کنیم، می‌توانیم تغییرات مثبتی در سازمان ایجاد کنیم که به نفع همه باشد.

درس ششم: توجه به منافع بلندمدت سازمان

در این تجربه، تیم مدیریت به‌جای تمرکز بر منافع کوتاه‌مدت، به منافع بلندمدت سازمان توجه داشت. آن‌ها می‌دانستند که حفظ بخش‌های غیرضروری، اگرچه ممکن است در کوتاه‌مدت راحت‌تر باشد، اما در بلندمدت مشکلات بیشتری ایجاد می‌کند.

این درس نشان می‌دهد که گاهی باید برای منافع بلندمدت سازمان، تصمیم‌های سختی بگیریم و دیگران را نیز با این دیدگاه همراه کنیم. این کار مستلزم آن است که بتوانیم تصویر بزرگ‌تری از آینده سازمان ارائه دهیم.

درس هفتم: اهمیت شواهد و داده‌ها

در فرآیند متقاعدسازی، تیم مدیریت از شواهد و داده‌ها برای تقویت استدلال خود استفاده کرد. آن‌ها نشان دادند که چگونه حذف بخش‌های غیرضروری می‌تواند به بهبود عملکرد سیستم کمک کند.

این درس نشان می‌دهد که برای متقاعد کردن افراد، صرفاً نظر شخصی کافی نیست و باید بتوانیم با شواهد و داده‌های عینی، درستی تصمیم خود را نشان دهیم.

جمع‌بندی و پیشنهادهای کاربردی

تجربه‌ای که در این مقاله بررسی کردیم، درس‌های ارزشمندی درباره هنر متقاعدسازی و همراه‌سازی افراد با تصمیم‌های سازمانی به ما می‌آموزد. برای موفقیت در این زمینه، پیشنهادهای زیر را در نظر بگیرید:

1. دغدغه‌های مخاطبان خود را بشناسید: قبل از ارائه پیشنهاد، سعی کنید بفهمید هر فرد یا بخش سازمان چه دغدغه‌هایی دارد و چه چیزی برای آن‌ها مهم است.
2. پیام خود را سفارشی کنید: برای هر مخاطب، پیامی متناسب با نیازها و اولویت‌هایش آماده کنید. از یک پیام واحد برای همه استفاده نکنید.
3. بر منافع مشترک تأکید کنید: نشان دهید چگونه تصمیم شما به نفع همه، از جمله طرف مقابل است. تصویر بزرگ‌تری از منافع بلندمدت سازمان ارائه دهید.
4. از شواهد و داده‌ها استفاده کنید: برای تقویت استدلال خود، از داده‌ها و شواهد عینی استفاده کنید که برای مخاطب شما قانع‌کننده باشد.
5. صبور باشید: متقاعدسازی معمولاً یک فرآیند زمان‌بر است. صبور باشید و به تدریج زمینه را برای پذیرش تغییر فراهم کنید.
6. گوش دهید و انعطاف‌پذیر باشید: به نگرانی‌ها و پیشنهادهای دیگران گوش دهید و در صورت لزوم، آماده باشید بخشی از ایده خود را تعدیل کنید.
7. مذاکره کنید، تحمیل نکنید: به جای تحمیل نظر خود، وارد فرآیند مذاکره شوید و به دنبال راه‌حل‌هایی باشید که برای همه قابل قبول باشد.

با به‌کارگیری این اصول، می‌توانید مهارت‌های متقاعدسازی خود را تقویت کنید و تغییرات مثبتی در سازمان خود ایجاد نمایید. به یاد داشته باشید، هنر متقاعدسازی یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای پیشرفت در محیط کار است و با تمرین و تجربه می‌توانید در آن استاد شوید.